Avisos de privacidad y Tratamiento de datos

De conformidad con Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013 y a cualquier norma que los reglamente, sustituya o modifique, por medio de las cuales se dictaron disposiciones generales relativas a la protección de datos personales, Durán Gómez Legal, en adelante (La Firma) da a conocer a los titulares de los datos personales, los derechos, finalidades y procedimientos de esta política.

1. Definiciones

Los siguientes términos tienen el significado que la Ley o los decretos les confiere y según las modificaciones que de forma sucesiva se presenten a lo largo del tiempo así como el concepto que en esta política se establece.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Transmisión: Es la Comunicación de los Datos Personales que se realiza a un tercero dentro de Colombia o al Exterior.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2. Principios

El tratamiento dado a los datos personales recolectados por la firma, los responsables, encargados o terceros a quienes se les transfiera los datos se regirán por los siguientes principios consagrados en la Ley:

Autorización previa: El Tratamiento solo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

Finalidad: El Tratamiento obedecerá a las finalidades establecidas en la presente política las cuales deberán ser informadas al Titular.

Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Cuando dichas circunstancias se presenten, la firma solicitará al titular su corrección y en caso de que la información no se complemente se abstendrá de tratarla.

Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por la firma.

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. Cuando la relación contractual entre la Firma y el Titular del Dato Personal termine los datos personales suministrados por él continuarán siendo tratados según la presente política.

3. Tratamiento de los Datos Personales

3.1. El tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de los datos de los menores de 18 años, serán gestionados siempre y cuando exista autorización expresa de los padres, tutores o representantes legales.

El tratamiento de sus datos se ajustará a los siguientes requisitos:
A. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
B. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

3.2. Tratamiento de datos sensibles La firma podrá recolectar datos sensibles con previa autorización del titular, salvo en los casos en que la Ley no requiera autorización. En el evento de solicitarse datos sensibles, se informará al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Se le informará de forma previa y expresa al titular cuáles son los datos sensibles y la finalidad del tratamiento así como su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

4. Finalidades

Sus datos personales serán recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos, transferidos, actualizados, corregidos, suprimidos, eliminados y gestionados de conformidad con las siguientes finalidades:

A. Llevar a cabo la prestación de los servicios ofrecidos por la Firma a los clientes.

B. Creación de bases de datos de acuerdo con los perfiles de los titulares de Información personal.

C. Realización de procesos contables.

D. Recibir información y ofertas sobre nuevos productos o servicios, concursos y eventos especiales propios de la Firma que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.

E. Envío de publicidad a través de diferentes canales de comunicación, tales como, e-mails, redes sociales, vía telefónica, mensajes de texto, WhatsApp y cualquier otro medio dispuesto por la Firma.

5. Derechos del Titular de los Datos Personales

De conformidad con la Ley los titulares cuentan con los siguientes derechos:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Área responsable y procedimiento para el trámite de las consultas, peticiones y reclamos

El área de servicio al cliente será la encargada de recibir y tramitar las consultas, peticiones y reclamos en relación con los datos personales. Con el fin de que el titular de los datos ejerza sus derechos podrá enviar su solicitud diligenciando el formulario de contacto dispuesto en la página web www.durangomezlegal.co o también comunicándose al número de celular 315−396−7617.

La solicitud será revisada previamente para verificar la identidad de la persona que la presenta. Para tal efecto, podrá solicitarse que suministre los nombres y apellidos, una copia del documento de identidad, el número de cédula de ciudadanía, y los poderes en caso dado de actuar en representación de un tercero de acuerdo con las circunstancias que lo ameriten. En el evento de que el titular o la persona que formule la consulta o reclamo no acredite su identidad la solicitud será rechazada.

Dado el caso de que la solicitud sea presentada de forma incompleta, la Firma requerirá al solicitante o reclamante, por una sola vez dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud o reclamo para que allegue la información o documentación faltante.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no aporta la información requerida, se tendrá como desistida la solicitud o reclamo.

La respuesta a la solicitud tendrá un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que fue efectivamente recibida.

El reclamo debe contener la siguiente información:

A. El nombre y número de documento de identificación.
B. Números telefónicos, correo electrónico o dirección de residencia.
C. Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
D. La descripción clara y precisa de los hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos tales como, actualización, revocatoria, corrección y supresión de datos que darían lugar a su solicitud.

7. Vigencia, modificaciones y actualización de las políticas

La presente política rige a partir del 1 de enero de 2023. Los datos personales que sean recolectados, almacenados y utilizados estarán en las bases de datos de la Firma.

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